§ 17

1. Jeżeli sprawa podlega właściwości komisji rozjemczej ROD, przewodniczący lub jego zastępca kieruje sprawę do przewodniczącego zespołu orzekającego.
2. Przewodniczący zespołu orzekającego wyznacza termin posiedzenia komisji oraz wzywa strony, pełnomocnika członka Związku, jeżeli został ustanowiony i świadków.
3. Wezwanie na posiedzenie komisji, o którym mowa w ust. 2, powinno zawierać imię i nazwisko, adres wezwanego, termin i miejsce posiedzenia. Wezwanie wysyła się obowiązkowo listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręcza się za pokwitowaniem co najmniej na 7 dni przed terminem posiedzenia.
4. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia wezwania przesłanego mu listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i poczta zwróci ten list z adnotacją o odmowie jego przyjęcia, list ten włącza się do akt sprawy uznając go za doręczony.
5. Jeżeli adresat nie odbiera korespondencji przesłanej na jego adres wskazany przez niego, taką przesyłkę po dwukrotnym awizowaniu i nie odebraniu przez adresata – uważa się za doręczoną.

§ 18

1. Posiedzenie otwiera, prowadzi i zamyka przewodniczący zespołu orzekającego.
2. Z przebiegu każdego posiedzenia sporządza się oddzielny protokół.
3. Protokolanta wyznacza przewodniczący zespołu orzekającego spośród jego członków.
4. Przewodniczący zespołu orzekającego nie może osobiście protokołować posiedzenia.

§ 19

1. Protokół posiedzenia powinien zawierać:
   1. oznaczenie komisji, sprawy, miejsca i daty posiedzenia, imiona i nazwiska członków zespołu orzekającego, protokolanta, stron, jak i obecnego na posiedzeniu pełnomocnika członka Związku i świadków.
   2. przebieg czynności, a w szczególności wyjaśnienia i wnioski uczestników posiedzenia, przebieg i wyniki postępowania dowodowego, wydane w toku posiedzenia postanowienia i zarządzenia.
2. Protokół podpisują protokolant i przewodniczący zespołu orzekającego.
3. Protokół każdego posiedzenia komisji stanowi wyłączny dowód zachowania form postępowania przed komisją.

§ 20

1. Strony mogą żądać sprostowania lub uzupełnienia protokołu posiedzenia nie później jednak niż na następnym posiedzeniu, zaś protokół z posiedzenia, po którego zamknięciu wydano orzeczenie, dopóki akta sprawy znajdują się w komisji.
2. Sprostowania lub uzupełnienia, o których mowa w ust. 1, dokonuje przewodniczący zespołu orzekającego w drodze zarządzenia po wysłuchaniu protokolanta.
3. Od zarządzenia przewodniczącego zespołu orzekającego, wydanego w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, strony mogą się odwołać do zespołu orzekającego komisji w ciągu 7 dni od doręczenia zarządzenia.
4. Postanowienie zespołu orzekającego w przedmiocie sprostowania lub uzupełnienia protokołu jest ostateczne.

§ 21

1. Posiedzenie zespołu orzekającego rozpoczyna się od sprawdzenia przez przewodniczącego zespołu orzekającego obecności wezwanych osób oraz ustalenia prawidłowości wysłanych zawiadomień o jego terminie, a w szczególności, czy w aktach sprawy znajdują się dowody ich doręczenia lub dowody, o których mowa w § 17 ust. 4 i 5 regulaminu postępowania.
2. W razie niezachowania terminu ustalonego w § 17 ust. 3 doręczenia zawiadomienia o dacie posiedzenia, na wniosek zgłoszony przez stronę przed rozpoczęciem postępowania, przewodniczący zespołu odracza rozpoznanie sprawy.
3. Jeżeli jedna ze stron lub obie strony nie stawią się na posiedzenie, a brak jest dowodów, że zostały prawidłowo zawiadomione o jego terminie, przewodniczący zespołu orzekającego odracza rozpoznanie sprawy.
4. Posiedzenie zespołu orzekającego odbywa się bez względu na niestawiennictwo stron prawidłowo zawiadomionych o jego terminie.
5. Odwołanie i każde pismo strony nie biorącej udziału w posiedzeniu odczytuje się w całości co podlega odnotowaniu w protokole posiedzenia, chyba, że przewodniczący zespołu orzekającego odroczy rozpoznanie sprawy.

§ 22

1. Przewodniczący zespołu orzekającego zarządza postępowanie wyjaśniające i w tym celu udziela głosu stronom, po czym - w razie potrzeby - zarządza przesłuchanie świadków, odczytanie dokumentów złożonych w sprawie itp.
2. Jeżeli zespół orzekający stwierdzi, że zachodzi konieczność przeprowadzenia wizji lokalnej, wydaje stosowne postanowienie, w którym określa, co ma być przedmiotem wizji, po czym odracza rozpoznanie sprawy i dokonuje wizji sam lub w tym celu wyznacza ze składu orzekającego członka (lub członków) zespołu.
3. O terminie i miejscu wizji lokalnej zawiadamia się strony bezpośrednio na posiedzeniu lub pisemnie na 3 dni przed terminem wizji.
4. Z przeprowadzonej wizji spisuje się protokół, który podpisują osoby biorące udział w wizji. Protokół należy odczytać i uczynić o tym wzmiankę. Protokół ten podlega odczytaniu w czasie rozpoznawania sprawy.

§ 23

1. Rozpoznając odwołanie członka Związku od uchwały zarządu rodzinnego ogrodu działkowego, zespół orzekający komisji rozjemczej ROD powinien wyjaśnić w szczególności:
   1. czy zarząd ogrodu:
      1. przed zastosowaniem kary porządkowej wezwał członka Związku pisemnie do usunięcia w określonym terminie stwierdzonych naruszeń przepisów (§ 24 statutu PZD),
      2. prawidłowo zawiadomił członka Związku o terminie posiedzenia zarządu, na którym jego sprawa była rozpatrywana oraz czy umożliwił mu złożenie wyjaśnień (§ 25 statutu PZD),
   2. czy zaskarżona uchwała zarządu rodzinnego ogrodu działkowego:
      1. została prawidłowo doręczona członkowi Związku i czy zawiera uzasadnienie i pouczenie o prawie, terminie i trybie odwołania (§ 26 i 27 statutu PZD),
      2. jest oparta na obowiązujących przepisach oraz zebranej w sprawie dokumentacji uzasadniającej podjęcie uchwały (§ 27 statutu PZD).
2. Przewodniczący zespołu orzekającego może odroczyć rozpoznanie sprawy dla sprowadzenia dowodów albo z innej ważnej przyczyny.
3. Jeżeli przewodniczący zespołu orzekającego, odraczając rozpoznanie sprawy wyznaczy jednocześnie termin i miejsce posiedzenia, osoby obecne na posiedzeniu obowiązane są stawić się w tym terminie i miejscu bez osobnego zawiadomienia.