Prezydium Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o pracowniczych ogrodach działkowych oraz uchwałą Nr 6/XVII/2001 Krajowej Rady Polskiego Związku Działkowców z dnia 6 grudnia 2001 r. w sprawie rejestru członków Polskiego Związku Działkowców postanawia:

§ 1

Niniejsza uchwała określa formy prowadzenia rejestru członków przez okręgowe zarządy oraz tryb i zasady przekazywania danych przez zarządy POD.

§ 2

1. Rejestry członków PZD prowadzą okręgowe zarządy PZD

2. Rejestr członków może być prowadzony w formie:

- kartoteki tradycyjnej, składającej się z luźnych kart zakładanych dla poszczególnych POD lub zestawień przesyłanych przez zarządy poszczególnych POD, zawierających dane wymienione w ust. 3,

- elektronicznej, jako zbiór elementów tworzonych dla poszczególnych POD.

3. Rejestr członków PZD winien zawierać następujące dane:

1) imię i nazwisko członka Związku lub imiona i nazwisko/a/ małżonków, w przypadku nadania członkostwa i przydzielenia działki obojgu małżonków łącznie,

2) adres zameldowania na pobyt stały członka PZD oraz adres wskazany do korespondencji,

3) numer działki, do której Zarząd POD przyznał członkowi prawo użytkowania,

4) datę podjęcia uchwały przez Zarząd POD o nadaniu członkostwa i przyznaniu prawa użytkowania działki lub wyłącznie prawa użytkowania działki w przypadku zachowania członkostwa,

5) powierzchnię działki pracowniczej.

§ 3

1. Podstawą tworzenia i dokonywania zmian w rejestrze członków PZD w okręgowych zarządach są zestawienia przekazywane przez zarządy POD,

2. Sporządzane przez zarząd POD zestawienie winno zawierać dane wymienione w § 2 ust. 3 uchwały,

3. Przed przekazaniem zestawienia do okręgowego zarządu zarząd POD winien je udostępnić do wglądu członkom PZD użytkującym działki w danym POD, co najmniej na 14 dni przed przekazaniem dokumentu do okręgowego zarządu.

4. O wyłożeniu do wglądu zestawienia Zarząd POD powiadamia członków PZD użytkujących działki w tym POD poprzez wywieszenie informacji na tablicy/ach/ ogłoszeń oraz w sposób zwyczajowo przyjęty w ogrodzie, w terminie, co najmniej 10 dni przed udostępnieniem zestawienia działkowcom,

5. Wymieniona w ust. 3 i 4 procedura nie obowiązuje w przypadku dokonywania zmian w rejestrze członków.

§ 4

Zestawienie musi być podpisane przez prezesa POD łącznie z innym członkiem zarządu POD oraz przewodniczącego Komisji Rewizyjnej lub innego, upoważnionego przez niego członka tej Komisji.

§ 5

1. Dokumentację źródłową dla rejestru członków PZD stanowią następujące dokumenty, z ewidencji użytkowników działek prowadzonej przez zarządy POD:

1) deklaracja członkowska,

2) uchwała okręgowego zarządu PZD, w przypadku ogrodu nowo tworzonego,

3) uchwała zarządu POD w przypadku ogrodu już istniejącego,

4) inne dokumenty potwierdzające przyznanie działki, w przypadku działkowców nieprzerwanie użytkujących działki w ogrodach powstałych przed wejściem w życie ustawy z dnia 6 maja 1981 r. o pracowniczych ogrodach działkowych,

5) wypełniona karta „C”.

2. Wymieniona w ust. 1 dokumentacja musi być zabezpieczona i przechowywana, w sposób zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych i instrukcją kancelaryjną przez:

1) okręgowy zarząd PZD, w przypadku ogrodów nowo tworzonych, do czasu powołania zarządu POD,

2) zarząd POD, w przypadku ogrodów już istniejących.

§ 6

1. Wszelkie zmiany w aktualnym stanie członków lub danych poszczególnych członków winny być zgłaszane w terminie 30 dni od chwili podjęcia uchwały przez zarząd POD lub zgłoszenia przez członka PZD, w formie pisemnej, wraz z dokumentami potwierdzającymi tę zmianę.

2. Zarząd POD zgłasza zmiany do Rejestru członków w formie pisemnej lub elektronicznej, z obowiązkiem potwierdzenia w formie pisemnej,

§ 7

Rejestr członków PZD podlega ochronie przewidzianej w przepisach o ochronie danych osobowych, bez obowiązku rejestracji przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych.

§ 8

Wypis z rejestru członków, na wniosek zainteresowanego, wydaje okręgowy zarząd wskazując cel, jakiemu ma on służyć.

§ 9

Dzień 31 grudnia 2003 r. uznaje się za datę ostatecznego założenia rejestru członków PZD przez wszystkie oddziały okręgowe.

§ 10

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

WICEPREZES: Stanisław CHODAK
PREZES: Eugeniusz KONDRACKI

Warszawa, dnia 11 czerwca 2003 r.